Sözleşme Yönetimi

İstanbul Adliyesi Adalet Komisyonu tarafından bilirkişi seçildiğim günden bu yana 3 seneden fazla bir zaman geçti. Bu süreçte akaryakıt, LPG, madeni yağ, doğalgaz gibi bir çok farklı konuda 100’e yakın dava dosyasını değerlendirme imkanım oldu. Geçtiğimiz yıl bilirkişilik kanunu değişti, bilirkişi olabilmek için yeni şartlar yürürlüğe girdi. Eskiden uzmanlık alanında 3 sene tecrübe şartı aranırken yeni kanunla beraber bu süre 5 yıla çıkarıldı. Bilirkişi olabilmek için bir temel eğitimden geçilmesi zorunluluğu getirildi. Sektörümüz için çok kritik bir role sahip olan bilirkişiliğin standartlarının yükseltilmesinin, haklı ile haksızın doğru bir şekilde ayırt edilmesi açısından çok önemli bir gelişme olduğu aşikar. Bilirkişilik mesleğinin kalitesinin yükseltilmesi için sadece yasal düzenlemeler yeterli olmuyor tabii ki. Sektörümüze uzun yıllar emek vermiş profesyonel meslektaşlarımızın da bu mesleği seçmelerinin büyük bir önemi var. Hep söylüyorum sektörümüze bireysel olarak bizim de sahip çıkmamız gerekiyor. Akaryakıt işini bilenler bu meslekle ilgilenmeyince kimya mühendisleri, inşaat mühendisleri hemen boşluğu doldurup sektörümüzle ilgili değerlendirmelerde bulunmaya başlıyorlar. Sonuçta; “İki tüp bayisi arasında asgari 1 km mesafe olması gerekir” gibi yanlış değerlendirme içeren raporları ortaya çıkıyor. İncelediğim dava dosyalarının bir çoğunda sektörümüz özelinde önemli bir hususta iyileştirme yapmamız gerektiğini düşünüyorum; Sözleşme Yönetimi. Bugünkü yazımda hem akaryakıt dağıtım şirketleri hem de bayilerimiz açısından taraflar arasında yapılan sözleşmelerin yönetimine ilişkin değerlendirmelerde bulunacağım.

Sözleşme yönetimi tanım olarak, taraflarca imzalanan şekli ile sözleşmenin yürümesi ve uygulamada doğabilecek sözleşme anlaşmazlıklarının en minimum seviyede olmasını sağlayarak, sözleşmenin öngörülen süre ve bütçe sınırları içinde tamamlanmasını temin eden dinamik bir süreçtir. Sözleşme yönetiminin temel amacı, oluşturulan politika ve stratejiler çerçevesinde, belirlenmiş süreyi aşmaksızın ve anlaşmazlığa düşmeksizin, sözleşmenin hedefe ulaşmasını etkin bir şekilde sağlamaktır. Sözleşmeler, işletme yönetiminin birer parçasıdır. Bu kapsamda bir işletmedeki ilgili tüm bölümlerin sözleşmelerin önemi konusunda bilgilendirilmesi büyük önem arz etmektedir.
Sözleşmelerin dinamik olduğuna ve işimizin bir parçası olduğuna değinmiştim. Sözleşme yönetiminin gündelik hayatımızda nasıl yer alması gerektiğine dair bir örnek vermek istiyorum. Akaryakıt dağıtım şirketleri bayileri ile yatırım protokolleri imzalarken ekinde bir de satış taahhüdü (asgari mal alım taahhüdü) alabiliyorlar. İçerisinde eksik tonaj karşılığı cezai şart maddesi de bulunan bu taahhütlerde asıl amaçlanan, karşılığında yatırım yapılan satış hedefinin yakalanmasını sağlamaktır. İmzalanan bu satış taahhütleri, ne zaman bayi ile dağıtım şirketi bir ayrılık noktasına gelir, işte o zaman gün yüzüne çıkarlar. Yargıtay’ın satış taahhütleri ile ilgili çok net bir kararı var. Şöyle ki; “Akaryakıt bayilik sözleşmesinde (veya eki taahhütnamede) bayinin yıllık asgari ürün alımı taahhüdü bulunmasına rağmen yıllar itibariyle bu taahhüde uyulmamış ise tedarikçi (sağlayıcı) firmanın, TBK’nun 179/ıı. md. uyarınca hem ifayı hem de ceza koşulunu talep edebilmesi için takip eden yılda henüz bayiye mal vermeden önce ceza koşulu ile ilgili “çekince” (ihtirazi kayıt) bildirmesi ya da bu konuda bayiye noterden bir ihtarname göndermesi gerekir” denilmektedir. Burada takip edilecek adımları çok net biçimde Yargıtay tarafından belirlenen bir süreç bulunmakta. Sözleşme yönetimi yapılarak satış taahhüdü alınan her bayiye bir sonraki yılın ilk ikmali yapılmadan evvel faturada basit bir “çekince” belirtilmesi gerekiyor. İncelediğim hiçbir dava dosyasında maalesef bir kere bile böyle bir çekinceye rastlamadım. Düzgün bir takip ile çok basit bir şekilde ve Yargıtay Kararları’na uygun olarak hayata geçirilebilecek bu uygulama yapılmadığı için satış taahhütleri de işleme alınamıyor.

Bayilerimiz açısından baktığımızda yapılan sözleşmelerin iyi bir okuyucusu olmanız gerekmektedir. Zira sözleşmeler, içeriği iyi okunmadıktan sonra bir hüküm ifade etmez. Sözleşmelerin iyi okunup anlaşmazlık halinde ya da işlerin normal yürütülmesinde sözleşmeye göre hareket edilmesi en doğru yöntemdir. Bir sorun olmasa bile sözleşme maddelerine uyularak hareket edilmesi ileride doğabilecek anlaşmazlıkları da ortadan kaldırır. Karşı taraf sesini çıkarmıyor diye siz iyi niyetle sözleşme dışı bir şeyler yaparsınız, bir gün gelir ihtilaf çıktığında o hatayı ya da bu maddeyi uygulamaz dediğiniz hususları önünüze koyuverirler. O nedenle bayilerimiz de her alanda sözleşme düzenleme ve buna göre hareket etme prensibini benimsemelidir. Bir örnek vermek gerekirse kar paylaşımlı bayilik sözleşmelerinin yoğun olarak kullanıldığı günümüz ticari koşullarında neyin paylaşıldığı hususunda sözleşmede çok net tanımlamalar yapılması gerekmektedir. Mesela rafineri fiyatı ile kast edilen nedir, hangi rafineriden bahsediyoruz, dolum tesisi çıkış fiyatı nedir, dağıtım marjı nedir, hangi satışlar kar paylaşımına dahildir hangi satışlar dahil değildir gibi. Gerekirse örnek hesaplamaların bile sözleşmeye eklenmesinin talep edilmesi uygun olacaktır.

Hem bayi tarafında hem de akaryakıt dağıtım şirketi tarafında bu örnekleri daha da çoğaltmak mümkün. Özetlemek gerekirse; okumadan kötü bir sözleşme imzalamaktansa hiç sözleşme yapılmaması daha iyidir. Nasılsa İmzaladım sözleşmeyi, dosyaya koyup kaldırayım da doğru bir yaklaşım değildir. Yukarıda bahsettik, Sözleşme Yönetiminin, sözleşme süresi boyunca dinamik bir şekilde yapılması gerekir. Tüm operasyonel ve ticari faaliyetlerimizi sözleşme hükümlerine tam uyum sağlayacak şekilde yürütmeyi başarabilirsek ve bu kültürü tüm sektör paydaşlarımıza yayabilirsek, ihtilaflar o derece azalacak, sektörümüzün itibarı da aynı oranda artacaktır.