OPET Bayi Operasyon Sistemi ve E-Sözleşme ile sektörde fark yaratmaya devam ediyor

OPET, sektörde ilk olan Bayi Operasyon Sistemi (BOS) ve E –Sözleşme projeleriyle bayi memnuniyetini artırırken, istasyon yönetim süreçlerinin uçtan uca dijitalleşmesi ile istasyon yönetim operasyonunda ve satışlarda verimlilik sağladı. OPET Satıştan Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı İrfan Özdemir, her iki projeyi de gazetemize anlattı.

OPET, dijitalleşme çalışmaları ile müşteri memnuniyetinin yanı sıra bayilerinin de hayatını kolaylaştırıyor. Sektörde bir ilk olan Bayi Operasyon Sistemi ve E-Sözleşme projeleriyle fark yaratmaya devam ediyor. Sektördeki ihtiyaçlar ve bayilerin beklentileri doğrultusunda geliştirilen Bayi Operasyon Sistemi (BOS) ile OPET bayileri, mobil uygulama üzerinden istasyonlarına ilişkin verileri görebiliyor ve tüm operasyonel işlemlerini tek bir dijital platformda yönetebiliyor. Aynı zamanda, kişi bazlı yetkilendirme ile istasyondaki tüm çalışanların süreçlere dahil edilebileceği ve performans yönetiminin uçtan uca yapılabileceği dijital bir uygulama olan BOS ile çalışanlar, kişisel performanslarını ve hedeflerini takip edebiliyor ve sistemi yetkileri dahilinde kullanabiliyor. BOS ile 2021 yılı sonu itibarıyla 1.802 OPET bayisi yaklaşık 16 bin çalışanın hedeflerini ve performanslarını izleme imkânı bularak çalışma ortamında verimliliği artırdı.

Müşteri geri bildirimleri anlık olarak analiz ediliyor

BOS uygulaması ile bayiler ayrıca anlık olarak tank doluluk oranlarını görebiliyor ve akaryakıt siparişlerini mobil uygulama üzerinden verebiliyor. Uygulama üzerinden satış, plaka ve müşteri analizi gibi verileri kullanarak istasyon yönetimi ile ilgili stratejiler belirlenebiliyor. Uygulama üzerinden “OPET Dinliyor” raporları kolayca oluşturulabilirken, Bayi Portal ekranlarına da erişim sağlanabiliyor. OPET, proje ile bayi memnuniyetinin sağlanmasının yanı sıra çalışanların performansının artmasını ve böylece müşteri memnuniyetinin de yükselmesini hedefliyor. Müşteri geri bildirimlerinin anlık analiz edilebildiği bu uygulama sayesinde, bayiler ve çalışanları, müşteri memnuniyetine yönelik aksiyonları çevik bir şekilde uygulamaya alıyor. Ayrıca, istasyon yönetim süreçlerinin uçtan uca dijitalleşmesi istasyon yönetim operasyonunda ve satışlarda verimliliği arttırıyor.

OPET, kağıtsız ofis mantığıyla hayata geçirilen “E- Sözleşme” projesi kapsamında ise öncelikle bayilik sözleşmelerinin elektronik ortamda imzaya alınmasını amaçlıyor. Web üzerinden tüm süreçlerin yönetildiği kullanıcı dostu bir sistem geliştiren OPET, Şirket Akaryakıt Nakliyesi, yatırımlar ve kurumsal sözleşmelerin de E-Sözleşme uygulamasına dahil edilmesi hedefleniyor. 

OPET Satıştan Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı İrfan Özdemir, sektörde bir ilk olan her iki projeyi de gazetemize anlattı.

“DAHA ÖNCELERİ İSTASYONDA FİZİKİ MÜDAHALE İLE DEĞİŞTİRİLEN BİRİM FİYAT DEĞİŞİKLİĞİ ARTIK UZAKTAN DA YAPILABİLİYOR”

Opet’in Bayi Operasyon Sistemi’nden (Bos) bahseder misiniz?

Bayi Operasyon Sistemi (BOS) uygulaması, tüm verilerin tek bir platformda toplandığı, kullanıcı dostu, pratik, hızlı ve agile yöntem ile yazılımı yapılan bir uygulama.  Temmuz 2020 tarihinde ilk fazı canlıya alınırken 3 yılda çeşitli geliştirmelerle güçlendirildi. Bu uygulama ile birlikte bayilerimiz akaryakıt siparişi dışında anlık olarak tank doluluk oranları ve kritik seviye takibi yapabiliyor aynı zamanda satış, plaka ve müşteri analizi gibi veriler kullanılarak istasyon yönetimi için gerekli olan datalara ulaşabiliyor. Ayrıca bayi portalı menüsü ile portalda yapılan tüm işlemler BOS üzerinden de yapılabiliyor. Daha önceleri istasyonda fiziki müdahale ile değiştirilen birim fiyat değişikliği artık uzaktan da yapılabiliyor. Böylelikle bayilerimize mobilite imkânı da sağlandı. Bayilerimizden Opet Dinliyor’a gelen öneri, talep, şikâyet ve memnuniyet bildirimlerine BOS uygulamamız üzerinden de erişilebiliyor. Fatura eşleştirme menüsü ile EPDK eşleştirme işlemleri pratik bir şekilde yapılabiliyor. Akıllı Poster sayesinde müşterilerimiz tarafından “Temiz Tuvalet Kampanyamızla” ilgili şikâyet ve memnuniyetler anında bayilerimizin BOS ekranına düşüyor böylelikle müşteri memnuniyetimiz kalıcı olarak sağlanıyor. 

Bos uygulaması ile 1800 iş ortağımız ve 16.000 bayi çalışanının istasyon yönetim süreçleri uçtan uca dijitalleşmiş, istasyon yönetim operasyonunda ve satışlarda verimlilik arttı. Söz konusu uygulama ile istasyon yönetim süreçlerinde istasyonda bulunma zorunluluğunun ortadan kaldırılması ve tüm operasyonel süreçlerin uzaktan da sürdürülebilmesi hedeflenmiş, bayi memnuniyeti ve konforu sağlandı.

“BOS UYGULAMASINA İLİŞKİN BAYİLERİMİZDEN BİRÇOK TEŞEKKÜR VE TEBRİK MESAJLARI ALIYORUZ”

Bu sisteme ilişkin bayilerinizden nasıl geri bildirimler aldınız?

BOS uygulamasına ilişkin bayilerimizden teşekkür ve tebrik mesajları alıyoruz. Bayilerimiz uygulamadan oldukça memnun olmakla beraber uygulamanın geliştirilmesinde de bize destek olmakta ve ihtiyaçlarını, taleplerini ve önerilerini bize ileterek uygulamanın gelişmesine destek oluyor.  

Kağıtsız ofis hedefiyle E- Sözleşme projesini hayata geçirdiniz. Hayata geçirdiğiniz bu projenin içeriğini anlatır mısınız?

Kağıtsız Ofis hedefiyle hayata geçirmiş olduğumuz E-Sözleşme Projemiz, bayilik sözleşmelerinin elektronik imza ile imzaya alınmasını amaçlıyor. 2021 yılında fikrini ve tasarımını oluşturduğumuz projemiz Ağustos 2022 tarihi itibarıyla bayilerimizin kullanımına açıldı. 2022 yılında e-imza ile bayilik sözleşmesi imzalama sayımız yüzde 4 iken 2023 yılı Ocak-Mart aylarında imzalanan sözleşmelerin yüzde 80’ni e-imza kullanılarak imzalandı. Hedefimiz tüm bayilerimize yaygınlaştırarak bu oranı yüzde 100’e taşıyarak tüm bayilik sözleşmelerimizin e-imza ile imzalatılmasını sağlayacağız. Bayilerimize ister yurt dışında olsun ister bulunduğu il dışında olsun sözleşmeyi e-imza ile uzaktayken de imzalayarak işlerini yürütebilme konforu sağlandı. İlk etapta bayilik sözleşmelerini önceliklendirdiğimiz E-Sözleşme Projemiz, yayılım politikasıyla gelişecek ve şirketimizin dış kullanıcı ile imzalanan tüm sözleşmelerini kapsayacak. Kağıtsız Ofis anlayışımız doğrultusunda şirket iç imza süreçlerimizin tamamı da elektronik ortama taşınmış olacak.

Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu’nun ve Rekabet Kurumu’nun uygulamaları gereğince anlaşma içinde bulunduğumuz tüm özel ve tüzel kişilerle sözleşme imzalama zorunluluğumuz mevcuttur. Markamıza ait antetli kağıtlara basılan Bayilik Sözleşmelerimiz iki nüsha olacak şekilde toplam 92 sayfadan oluşuyor.  Sözleşmelerin hazırlanıp gönderilmesi, saha ekiplerimiz tarafından bayilerimize birebir imzalatılması, kargolanması, şirket imza süreçleri için tekrar tarafımıza gönderilmesi ve resmî kurumlara bildirilmesi maddi – manevi iş yükü oluşturmaktaydı. Sektörde ve Koç Topluluğu’nda bir ilk olan uygulamamız ile hem zaman ve maliyet tasarrufu sağlanmış hem de dijitalleşme konusunda oldukça önemli ve çevre dostu bir adım atıldı. Kâğıt maliyeti, saha ekiplerimizin ulaşım giderleri ve kargo masraflarının önüne geçildi. İmzalama işleminin dünyanın her yerinden gerçekleştirilebiliyor olması paydaşlar ve iş takip sorumluları açısından zaman tasarrufu sağladı.

Bayi kanalında Bos’un hayata geçmesiyle birlikte nasıl bir verimlilik elde edildi?

Dijital dönüşüme uyum sağlayan Bayi Operasyon Sistemi (BOS) uygulamamız ile istasyon faaliyetleriyle ilgili bilgiye ulaşılmasını kolaylaştırdı ve bu bilgileri farklı analiz ekranlarıyla yorumlanması sağlandı. Aynı zamanda kişi bazlı yetkilendirme ile istasyondaki tüm çalışanların süreçlere dahil edilebilmesi hedeflendi. Yetkilendirilen çalışanlar BOS sayesinde daha önce ölçümlenemeyen kişisel performanslarını, hedeflerini takip edebiliyor, bu sistemi yetkileri dahilinde kullanabiliyorlar. Bu sayede bayi memnuniyetinin sağlanmasının yanı sıra kişisel hedefler ve performansın arttırılması teşvik edilerek pompa ucu satışlarımızın arttırılması ve müşteri şikayetlerinin düşürülmesi hedeflendi.

“Satış Analizi” menüsü ile istasyonlardaki satışlarının mukayese edilmesi, incelemesi ve bu sayede satış arttırıcı stratejiler izlenmesi mümkün kılınırken “Plaka Analizi” menüsü ile istasyonlardaki müşterilerin alışkanlıkları ve sadakat durumları incelenebiliyor. Bu sayede bayilerimizin müşterilerinin tutundurma oranlarını hesaplayabileceği datalara erişimi sağlanıyor.

“Tank Doluluk” menüsü ile istasyon stokları uzaktan ve anlık olarak erişilebilir hale geldi ve optimum verimlilik sağlayacak yapı oluşturuldu. Akaryakıt kritik seviye uyarı sistemi devreye alınarak stoklar anlık takip edilebiliyor. “Akaryakıt Siparişi” özelliği ile sipariş işlemleri mobil ortama taşındı, böylece bilgi güvenliği ve kullanım kolaylığı sağlandı. “Fiyat Değişikliği” menüsü ile istasyondaki satış fiyatları uzaktan bağlantı ile istasyona gitmeye gerek kalmadan mobilden değiştirebilir hale getirilmiş olup böylece mevzuata uyum kolaylaştırıldı. “Bayi Portal” menüsü ile istasyona ait operasyonel süreçlerin mobil ortamdan pratik bir şekilde yürütülmesi sağlandı. “Müşteri Şikayetleri/Memnuniyetleri” ve “Tuvalet Anketi” menüleriyle müşteri memnuniyeti takibi yapılabiliyor ve hızlıca aksiyonlar alınabiliyor. Uygulamada yer alan diğer menülerde de istasyon performansını artırıcı birçok veri ve analize kolaylıkla ulaşılabiliyor. İstasyon yönetimi süreçlerine ait tüm işlerin mobil uygulama üzerinden tek çatı altında erişim imkanıyla bayilerin istasyon satış ve müşteri memnuniyetini arttırmalarına yardımcı olacak bir kılavuz haline geldi.

“İLGİLİ PROJELERİMİZİN DOĞMASINDAKİ ANA SEBEP TEKNOLOJİNİN GETİRMİŞ OLDUĞU YENİLİKÇİ VE İNOVATİF BAKIŞ AÇIMIZ“

Sektörümüz için rol model olacak bu projelerin alt yapısında ve proje yaratım sürecinde kaç kişilik bir ekip çalıştı veya çalışıyor?

İlgili projelerimizin doğmasındaki ana sebep teknolojinin getirmiş olduğu yenilikçi ve inovatif bakış açımız, bayi memnuniyeti odaklı iş yapış şeklimiz ve kağıtsız ofis anlayışımız ve dolayısıyla çevre dostu politikalarımızdır.  BOS Projemizi bayi ihtiyaçlarını da gözeterek ben, Satış Direktörümüz Denizhan Ege, Bayi İletişim Grup Müdürümüz Gül Aslantepe, Bayi Envanter Denetim ve Analiz Yöneticiliğinden Emre Kayaalp, Burcu Günel, Ece Can Atakay, Burak Yeşilkütük, Cansu Hoşcan, Caner Tokul, Nihal Erzurum ile birlikte tasarladık. Yazılım sürecinde Bilgi Teknolojileri ve Otomasyon Direktörümüz Barış Gündüz, Yazılım Çözümleri Müdürümüz Başar Kavas, Kurumsal Kaynak Planlama Müdürümüz Ebru Palak, Yazılım Çözümleri Sistem Analistimiz Firuze Çiloğlu çalışmış ve geliştirmeye de devam etmekteyiz. E-imza projemizde ise yine Bayi İletişim Grup Müdürümüz Gül Aslantepe, Bayi İlişkileri Müdürlüğü’nden Emre Oğuz Bilgin, Fatih Öztürk, Yusuf Çağatay, Gizem Arslan, Rukiye Yılmaz, Rabia Dağ, Selen Mete ve Dilara Akın, Yazılım sürecinde, Yazılım Çözümleri Müdürümüz Başar Kavas, Yazılım Çözümlerinden Merve Seçkin çalışmış olup geliştirme süreçlerinde de görev alıyorlar.